Informacja o przetwarzaniu danych osobowych Wielkopolskiego Stowarzyszenia Zarządców Nieruchomości w Poznaniu
ZAKRES ZASTOSOWANIA INFORMACJI
Ta informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez WSZN ma zastosowanie do danych otrzymanych:
– poprzez wypełnienie zgłoszenia o chęci przynależności do Stowarzyszenia
– w ramach umów z klientami (tylko dane kontaktowe),
– przez przedstawicieli Stowarzyszenia w zakresie działań zakupowych, sprzedażowych lub marketingowych (np. w ramach spotkań lub korespondencji biznesowej, w ramach konferencji lub innych eventów, przetargów, negocjacji itp.).
ADMINISTRATOR
Administratorem danych osobowych jest Wielkopolskie Stowarzyszenie Zarządców Nieruchomości w Poznaniu ul. Nowotomyska 1/2 i wyznaczona na tę funkcję osoba Dyrektor Biura Małgorzata Tomczak
DANE KONTAKTOWE W SPRAWACH DOTYCZĄCYCH DANYCH OSOBOWYCH
Zapytania lub żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych przez Wielkopolskie Stowarzyszenie Zarządców Nieruchomości prosimy kierować zgodnie z podanymi poniżej danymi kontaktowymi:
Wielkopolskie Stowarzyszenie
Zarządców Nieruchomości
ul. Nowotomyska 1 m2
60-368 Poznań
Email: wszn.poznan@wp.pl
Tel. +48 696 484 884
ŹRÓDŁO POZYSKANIA DANYCH I KATEGORIE DANYCH UDOSTĘPNIONE PRZEZ INNE PODMIOTY
WSZN może otrzymać dane kontaktowe bezpośrednio od osoby, której te dane dotyczą (np. poprzez formularze tradycyjne lub elektroniczne lub w czasie konferencji) lub za pośrednictwem innych osób (np. od pracodawcy, innego pracownika lub innego podmiotu, z którym ta osoba stale współpracuje).
W przypadku bezpośredniego kontaktu ma Pani/Pan pełną kontrolę nad zakresem danych udostępnianych WSZN
PODSTAWA PRAWNA, CELE PRZETWARZANIA, OKRES PRZETWARZANIA
Dane osobowe przetwarzane są przez WSZN w określonych poniżej celach.
Przy każdym celu podaliśmy podstawę prawną przetwarzania oraz kryteria określenia okres przetwarzania danych w tym celu.
I.
CEL: realizacja umowy lub zamówienia,
PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 pkt b) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów prawa.
W przypadku zawarcia umowy lub zamówienia pomiędzy Panią/Panem, a WSZN, dane podane przez Panią/Pana będą przetwarzane w celu wykonania takiej umowy lub zamówienia oraz ich rozliczenia.
W przypadku formularzy tradycyjnych lub elektronicznych służących do zgłoszenia członkostwa podane dane będą przetwarzane w celu przekazania informacji dotyczących działalności WSZN w tym szkoleń, konferencji, spotkań branżowych organizowanych dla członków oraz w celu kontaktów z tym związanych oraz ewentualnych rozliczeń.
W przypadku formularzy tradycyjnych lub elektronicznych umożliwiających zapisanie się na konferencję, szkolenie lub inny event organizowany przez WSZN podane dane będą przetwarzane w celu organizacji szkolenia, konferencji oraz w celu kontaktów z Panią/Panem związanych z tym szkoleniem oraz ewentualnych rozliczeń.
II.
CEL: kontakty biznesowe,
PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 pkt f) RODO
OKRES PRZETWARZANIA : do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO
Dane kontaktowe udostępnione w ramach umowy lub zamówienia, lub udostępnione w inny sposób mogą być przetwarzane przez przedstawicieli WSZN do celu kontaktów biznesowych.
Przedstawiciele WSZN mogą skontaktować się z Panią/Panem w celu przedstawienia oferty WSZN, zaproszenia na spotkanie lub event organizowany przez WSZN lub w ramach innych działań marketingowych. Może Pani/Pan otrzymywać sporadycznie informacje dotyczącą produktów, usług lub działalności WSZN oraz inne informacje mające związek z obszarami działalności WSZN.
W przypadku, gdy jest Pani/Pan przedstawicielem dostawcy lub usługodawcy, przedstawiciele WSZN mogą także skontaktować się z Panią/Panem, aby uzyskać ofertę, informację lub dokumenty. Przetwarzanie Pani/Pana danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora, jakim jest marketing i sprzedaż produktów i usług oraz budowanie i umacnianie relacji biznesowych.
Przysługuje Pani/Panu prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania danych osobowych zgodnie z informacją w części UPRAWNIENIA.
III.
CEL: informacja branżowa,
PODSTAWA PRAWNA : art. 6 ust. 1 pkt a) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: do rezygnacji z informacji branżowej (cofnięcie zgody)
W przypadku wyrażenia zgody na otrzymywanie informacji branzowych, Pani/Pana adres e-mail będzie wykorzystywany do przesyłania informacji. Informacja będzie wysyłana do Pani/Pana z wybraną przez WSZN częstotliwością, tak by zapewnić Pani/Panu dostęp do aktualnych informacji o ofercie i działalności WSZN oraz innych informacji dotyczących obszarów działalności WSZN.
Zwracamy uwagę, na to że niezależnie od zgody na informację, administratorzy mogą mieć podstawę do przetwarzania Pani/Pana danych do celu kontaktów biznesowych w ramach prawnie uzasadnionego interesu administratora (zgodnie z pkt II).
IV.
CEL: odpowiedź na zapytanie,
PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: do rezygnacji z uzyskania odpowiedzi (cofnięcie zgody)
W przypadku wypełnienia formularza zgłoszeniowego lub przekazania zapytania w innej formie (np. e-mail, telefon, portal społecznościowy) wyraża Pani/Pan zgodę na kontakt związany z realizacją Pani/Pana prośby lub zapytania. Aby cofnąć zgodę należy skorzystać z danych kontaktowych zawartych w części „DANE KONTAKTOWE W SPRAWACH DOTYCZĄCYCH DANYCH OSOBOWYCH”. Ta zgoda może zostać cofnięta w każdym czasie, jednak jej cofnięcie nie wpływa na legalność przetwarzania przed cofnięciem zgody, ponadto cofnięcie zgody skutkuje brakiem odpowiedzi.
V.
CEL: organizacja i promocja szkoleń,
PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 pkt f) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów lub do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO
W przypadku zgłoszenia udziału w konferencji, szkoleniu lub w innym wydarzeniu organizowanym przez WSZN podane dane mogą zostać udostępnione innym uczestnikom, prelegentom, hotelom oraz innym podmiotom związanym z organizacją eventu. Informacja o prelegentach może być ponadto udostępniana publicznie na stronie internetowej, w aplikacji eventowej oraz w materiałach promocyjnych i konferencyjnych.
Przetwarzanie Pani/Pana danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora, jakim jest wykonanie zawartych umów, realizacja obowiązków oraz promocja poprzez organizację eventów.
Przysługuje Pani/Panu prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania danych osobowych zgodnie z informacją w części UPRAWNIENIA.
VI.
CEL: wykonywanie umowy lub zamówienia pomiędzy WSZN, a innym podmiotem,
PODSTAWA PRAWNA: : art. 6 ust. 1 pkt f) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów lub do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO
W przypadku wskazania Pani/Pana jako osoby do kontaktów przez pracodawcę lub inny podmiot, Pani/Pana dane mogą być przetwarzane w celu wykonania i rozliczenia umowy (lub zamówienia) zawartej pomiędzy WSZN, a Pani/Pana pracodawcą lub tym innym podmiotem. Przetwarzanie danych będzie w takim wypadku obejmowało bieżące kontakty związane z realizacją takiej umowy, sporządzenie i archiwizację dokumentacji z wykonania umowy oraz dochodzenie roszczeń lub obronę przed roszczeniami drugiej strony.
Przetwarzanie Pani/Pana danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest ochrona praw, wykonanie zawartych umów i uzyskanie z tego tytułu należnego wynagrodzenia.
Przysługuje Pani/Panu prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania danych osobowych zgodnie z informacją w części UPRAWNIENIA.
VII.
CEL: współpraca z partnerem WSZN
PODSTAWA PRAWNA: : art. 6 ust. 1 pkt f) RODO
OKRES PRZETWARZANIA : okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów lub do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO
W przypadku zainteresowania produktem lub usługą, których dystrybucja odbywa się przez mail, osobiście przez Dyrektora Biura oraz członków zarządu WSZN, Pani/Pana dane osobowe zostaną udostępnione dedykowanemu partnerowi. Dotyczy to sytuacji, gdy jest Pani/Pan potencjalnym lub obecnym członkiem WSZN, jak i sytuacji gdy stroną umowy lub zamówienia jest/będzie Pani/Pana pracodawca lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje.
Przetwarzanie Pani/Pana danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest wykonanie zawartych umów, rozwój działalności i organizowanie szkoleń w celu edukacji członków i realizacji zadań statutowych WSZN.
Przysługuje Pani/Panu prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania danych osobowych zgodnie z informacją w części UPRAWNIENIA.
VIII.
CEL: kontakty z mediami i promowania w mediach działalności, usług i produktów WSZN,
PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO
OKRES PRZETWARZANIA : do rezygnacji z kontaktów (cofnięcie zgody)
W przypadku dziennikarzy, redaktorów, reporterów oraz innych osób zajmujących się działalnością dziennikarską dane osobowe będą przetwarzane do celu utrzymywania kontaktów przedstawicieli WSZN z mediami i w celu promowania w mediach działalności, usług i produktów (szkoleń) WSZN. W szczególności może to obejmować informowanie o ważnych wydarzeniach, działalności, produktach i usługach oraz osiągnieciach WSZN.
Podjęcie kontaktów z przedstawicielem zarządu lub Dyrektorem Biura będzie traktowane jako zgoda na takie kontakty. W przypadku wyrażenia zgody – zgoda jest dobrowolna i może być cofnięta w każdym czasie. W tym celu prosimy skorzystać z danych kontaktowych zawartych w części „DANE KONTAKTOWE W SPRAWACH DOTYCZĄCYCH DANYCH OSOBOWYCH”. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych przed cofnięciem zgody.
IX.
CEL: realizacja obowiązku prawnego sporządzenia i przechowywania dokumentacji, PODSTAWA PRAWNA: art.6 ust.1 pkt c) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: termin przechowywania faktur, ksiąg rachunkowych oraz dokumentów potwierdzających zawarcie i wykonanie umowy wynikający z przepisów krajowych administratora
W przypadku wykonywania umowy lub zamówienia lub innego świadczenia na Pani/Pana rzecz, będziemy także przetwarzać dane osobowe zawarte na fakturach, w księgach rachunkowych lub w innej dokumentacji potwierdzającej zawarcie i wykonanie umowy w celu sporządzenia i przechowywania dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Dotyczy to sytuacji, gdy jest Pani/Pan stroną umowy lub zamówienia, jak i sytuacji gdy stroną umowy lub zamówienia jest Pani pracodawca lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje lub gdy zostało wykonane na Pani/Pana rzecz jakiekolwiek świadczenie (np. rezerwacja hotelu).
X.
CEL: potwierdzenie wykonania zobowiązań oraz dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 pkt f) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów
Dane wprowadzone na formularzu tradycyjnym lub elektronicznym, udostępnione w ramach umowy lub zamówienia, lub w inny sposób udostępnione WSZN mogą być przetwarzane do celu archiwizacji informacji lub dokumentów potwierdzających wykonanie obowiązków WSZN oraz do celu dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami skierowanymi przeciwko WSZN Dotyczy to sytuacji, gdy jest Pani/Pan stroną umowy lub zamówienia, jak i sytuacji gdy stroną umowy lub zamówienia jest Pani pracodawca lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje oraz sytuacji, gdy na jakiejkolwiek podstawie WSZN było zobowiązane do wykonania świadczenia na Pani/Pana rzecz lub realizacji Pani/Pana praw.
Przetwarzanie danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest ochrona praw, potwierdzenie wykonania obowiązków i uzyskanie z tego tytułu należnego wynagrodzenia.
Przysługuje Pani/Panu prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania danych osobowych zgodnie z informacją w części UPRAWNIENIA.
KONSEKWENCJE NIEPODANIA DANYCH
W przypadku formularzy elektronicznych – podanie danych jest dobrowolne, jednak nie podanie danych wskazanych jako obligatoryjne (wymagane) skutkuje brakiem możliwości wysłania formularza i w konsekwencji w zależności od rodzaju formularza brakiem możliwości pobrania pliku, udziału w evencie lub zapisu na szkolenia.
W przypadku danych zbieranych przez przedstawicieli zarządu WSZN w zakresie działań statutowych , sprzedażowych lub marketingowych – podanie danych jest w pełni dobrowolne i konsekwencją ich nie podania może być brak możliwości nawiązania z Panią/Panem kontaktu w przyszłości.
W przypadku danych osób, które są stroną umowy/zamówienia zawartej/-ego z WSZN – podanie danych niezbędnych do wykonania umowy i wykonania obowiązków prawnych jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy.
REZYGNACJA Z INFORMACJI
W przypadku wyrażenia zgody na przesyłanie informacji – zgoda na informacje jest dobrowolna i może być cofnięta w każdym czasie. W tym celu prosimy skorzystać z danych kontaktowych zawartych w części „DANE KONTAKTOWE W SPRAWACH DOTYCZĄCYCH DANYCH OSOBOWYCH”. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych sprzed cofnięcia zgody.
Jeżeli zrezygnuje Pani/Pan z otrzymywania informacji, ale nie złoży sprzeciwu na kontakty biznesowe, to nadal możemy mieć podstawę, żeby kontaktować się z Panią/Panem w tym celu (pkt II. w części PODSTAWA PRAWNA, CELE PRZETWARZANIA, OKRES PRZETWARZANIA). Aby złożyć sprzeciw na takie kontakty prosimy skorzystać z danych kontaktowych zawartych w części „DANE KONTAKTOWE W SPRAWACH DOTYCZĄCYCH DANYCH OSOBOWYCH”.
UPRAWNIENIA
Zgodnie z przepisami RODO przysługuje Pani/Panu prawo do:
– dostępu do danych;
– sprostowania danych;
– usunięcia danych;
– ograniczenia przetwarzania danych;
– przenoszenia danych;
– sprzeciwu (gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora);
– cofnięcia zgody (gdy podstawą przetwarzania jest zgoda).
Realizacja tych uprawnień zależy od warunków określonych w RODO. W przypadku odmowy uwzględnienia żądania otrzyma Pani/Pana odpowiedź z uzasadnieniem odmowy.
W celu realizacji Pani/Pana uprawnień, prosimy o kontakt zgodnie z informacją podaną w części „DANE KONTAKTOWE W SPRAWACH DOTYCZĄCYCH DANYCH OSOBOWYCH”.
Zwracamy uwagę na to, że:
– prawo do usunięcia danych oraz prawo do żądania ograniczenia ich przetwarzania przysługują tylko w przypadkach wyliczonych w przepisach RODO;
– prawo do przenoszenia danych przysługuje tylko w przypadku, gdy podstawą prawną przetwarzania jest zgoda lub wykonania umowy ;
– administrator może odmówić usunięcia Pani/Pana danych pomimo zgłoszenia takiego żądania, o ile zachodzi jeden z wyjątków wymienionych w RODO np. gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku lub ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
– w niektórych przypadkach administrator może odmówić uwzględnienia Pani/Pana sprzeciwu na przetwarzanie danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, gdy istnieją ważne prawnie uzasadnionych podstawy do przetwarzania danych, które są nadrzędnych wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – takie uprawnienie nie przysługuje administratorowi gdy dane są przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego (np. kontaktów handlowych).
ODBIORCY DANYCH, PRZEKAZANIE DO PAŃSTW TRZECICH
Dane kontaktowe przechowywane są na serwerze WSZN.
Dane mogą być udostępniane dostawcom, usługodawcom i partnerom, z którymi WSZN podejmują współpracę w zakresie niezbędnym do realizacji zadań statutowych na rzecz członków stowarzyszenia, kontaktów biznesowych, działań marketingowych oraz obsługi działalności WSZN.
W przypadku zgłoszenia udziału w konferencji, szkoleniu lub w innym wydarzeniu – Pani/Pana dane mogą zostać udostępnione innym uczestnikom, prelegentom, współorganizatorom, hotelom oraz innym podmiotom zaangażowanym w organizację eventu.
Zapytania dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych i sposobu uzyskania kopii standardowych klauzul ochrony danych prosimy kierować zgodnie z informacjami podanymi w części „DANE KONTAKTOWE W SPRAWACH DOTYCZĄCYCH DANYCH OSOBOWYCH”.
ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI
Podane przez Panią/Pana dane mogą być przetwarzane w celu profilowania i dostosowania przesyłanych przez nas treści marketingowych, ofert lub informacji do Pani/Pana zainteresowań oraz działalności gospodarczej lub zawodowej.
Podane przez Panią/Pana dane nie będą jednak przetwarzane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji.
NOTA PRAWNA
Niniejsza Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez WSZN stanowi dokument o wyłącznie informacyjnym charakterze i jest ujawniona w celu realizacji wynikających z przepisów RODO obowiązków informacyjnych WSZN . Informacja jest jednocześnie utworem w rozumieniu przepisów prawa autorskiego, który podlega ochronie. Zabrania się jej powielania lub wykorzystywania w całości lub w części niezgodnie z przeznaczeniem.